Oft wird angenommen, dass eine einmalige Bereinigung z.B. im Rahmen einer Migration ausreicht. Jedoch unterliegen Daten dauerhaft einer Veränderung. Nimmt man z.B. allein schon das Datenfeld Adresse. Durch Straßenumbenennungen, Eingemeindungen etc. verändert sich eine Adresse mir der Zeit. Werden die Daten dann nur einmalig bereinigt – unter hohem Aufwand und Kosten – werden ohne regelmäßige Datenqualitätsmechanismen in ein paar Jahren wieder Probleme auftreten, weil Daten wieder veralten. Es entsteht also wieder ein hoher Aufwand, verbunden mit hohen Kosten.
Dauerhafte Sicherungsmechanismen sind sinnvoll, um Daten beispielsweise schon direkt bei der Eingabe zu überprüfen. Sinnvoll ist es außerdem, bei der Übertragung zwischen den Systemen Mechanismen zu integrieren. Im besten Fall werden also regelmäßige Datenaktualisierungen eingeführt, um Änderungen nachzuziehen, Kosten und Aufwand zu reduzieren. Dann ist das System auch immer „fit for use“ und die Daten passen für die Prozesse.